#05 Nghệ thuật giao việc hiệu quả
Khả năng giao phó nhiệm vụ là một kỹ năng quan trọng của mỗi nhà lãnh đạo. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý không ngần ngại chia sẻ rằng họ gặp khó khăn khi giao việc cho cấp dưới.
Khả năng giao phó nhiệm vụ là một kỹ năng quan trọng của mỗi nhà lãnh đạo. Nó giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực sẵn có để nhanh chóng đạt được mục tiêu hay giúp bạn ủy thác công việc để dành thời gian cho những hạng mục quan trọng hơn. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý không ngần ngại chia sẻ rằng họ gặp khó khăn khi giao việc cho cấp dưới. Vậy làm thế nào để bạn phân công nhiệm vụ cho nhóm của mình một cách hiệu quả? Trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng bàn luận về vấn đề này nhé.
4 yếu tố quan trọng góp phần giao việc hiệu quả
Theo John Hunt, giáo sư trường Kinh tế London: “Chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ ⅓ trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt". Điều này có thể cho thấy rằng không nhiều nhà lãnh đạo thật sự biết cách giao việc cho nhân viên.
Để trở thành một người sếp biết giao việc hiệu quả thì đầu tiên bạn sẽ cần phải nắm được 4 yếu tố quan trọng dưới đây:
Xây dựng niềm tin: Ở vị trí lãnh đạo, nếu bạn có được sự tin tưởng của nhân viên thì nhân viên sẽ có xu hướng muốn cống hiến với các nhiệm vụ được bạn giao phó. Ngoài ra, bạn cũng cần phải có niềm tin vào các thành viên trong đội nhóm của mình để ủy thác công việc phù hợp.
Giao tiếp rõ ràng với người được giao nhiệm vụ: Muốn công việc đạt kết quả thì ngay từ đầu bạn cần làm rõ mục tiêu và phân chia công việc cụ thể cho mỗi thành viên. Bạn cũng cần cung cấp tất cả thông tin và hướng dẫn cần thiết cho người được giao nhiệm vụ. Thiết lập rõ ràng các tiêu chí hoàn thành để mọi người đều biết được các dấu hiệu khi công việc hoàn tất.
Trao quyền và tích cực phản hồi trong quá trình làm việc: Hãy cho các thành viên biết rằng bạn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi và thắc mắc trong quá trình làm việc. Ngoài ra bạn cũng cần tích cực trong việc cung cấp feedback kịp thời và có tính xây dựng, có sự hướng dẫn phù hợp và điều chỉnh hướng làm việc một cách tôn trọng.
Chịu trách nhiệm với người được giao nhiệm vụ: Sau khi giao việc, không ít nhà lãnh đạo sẽ mất kết nối với công việc của nhân viên. Hệ quả là họ có thể gặp nhiều khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ mà người lãnh đạo không hề hay biết. Nhân viên cũng có thể có cảm giác bị “bỏ rơi” sau khi nhận nhiệm vụ. Với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm với công việc mà mình đã giao phó cho nhân viên.
Các phong cách lãnh đạo giao việc và ứng dụng trong giao việc
Thông thường các nhà quản lý sẽ chia thành 4 phong cách giao việc phổ biến đó là:
Phong cách 1: Cầm tay chỉ việc
Phong cách 2: Gợi ý/Hướng dẫn + Kiểm tra
Phong cách 3: Uỷ quyền
Phong cách 4: Tham gia làm cùng
Để biết đâu là phong cách giao việc phù hợp, chúng ta sẽ cần dựa vào 2 yếu tố là năng lực và tinh thần trách nhiệm của người nhận nhiệm vụ:
Nhân viên nhóm 1: Nếu năng lực của họ chưa tốt và cũng chưa nhiệt tình với công việc thì lúc này bạn cần phải cầm tay chỉ việc và theo dõi sát sao để kiểm soát chất lượng cũng như đảm bảo tiến độ hoàn thành.
Nhân viên nhóm 2: Với nhân viên có tinh thần trách nhiệm rất cao nhưng năng lực chưa tốt (thường bắt gặp ở các bạn sinh viên mới ra trường và bắt đầu đi làm) thì bạn nên chọn phong cách hướng dẫn/gợi ý và kiểm tra. Khi giao công việc, bạn cần gợi ý họ các cách thức triển khai đồng thời thường xuyên kiểm tra lại để xem họ có đang làm đúng và bám sát tiến trình hay không.
Nhân viên nhóm 3: Những người năng lực tốt nhưng tinh thần thái độ thấp (thường dễ xuất hiện ở những nhân viên lâu năm nhưng đang có những bất mãn với sếp, công ty hoặc vấn đề cá nhân). Với nhóm này, bạn sẽ cần phải tham gia cùng để thúc đẩy họ về mặt tinh thần giúp họ làm việc nhiệt huyết và máu lửa hơn.
Nhân viên nhóm 4: Đây là nhóm những người năng lực tốt và tinh thần trách nhiệm cao hay còn gọi là nhóm nhân viên lý tưởng. Với nhóm này, bạn có thể hoàn toàn tin tưởng và uỷ quyền, giao trách nhiệm cho họ hoàn thành công việc mà không cần phải đưa ra hướng dẫn chi tiết hay kiểm tra thường xuyên.
Sau khi đã nắm được phong cách thì câu hỏi tiếp theo đó là chúng ta nên giao việc như nào? Để trả lời câu hỏi này thì bạn nên phân chia công việc theo 2 tính chất là mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng.
Công việc KHÔNG GẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG: Bạn hoàn toàn có thể uỷ quyền thực hiện và uỷ quyền kiểm tra (nếu cần) bởi đây là công việc có độ ưu tiên thấp nhất trong danh sách công việc cần làm.
Công việc KHÔNG GẤP + QUAN TRỌNG: Lúc này tính chất công việc đã nâng lên mức độ quan trọng tức là có ảnh hưởng đến tổ chức, kết quả lâu dài cho nên bạn sẽ cần phải tham gia để kiểm soát. Tuy nhiên do thời gian không quá gấp nên bạn không cần hoàn toàn theo sát mà có thể uỷ quyền cho người khác và đưa ra hướng dẫn, sau đó kiểm tra lại xem nhân viên làm có đúng hay không.
Công việc GẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG: Bạn có thể uỷ quyền cho người khác và tự mình tham gia vào giai đoạn kiểm tra.
Công việc QUAN TRỌNG + GẤP: Lúc này bạn sẽ là người phải tự mình thực hiện công việc đó.
Ngoài những cách thức trên thì dưới đây là một số câu hỏi bạn cũng cần lưu ý để chọn xem ai là người sẽ nhận công việc này:
Những kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên có khả năng đáp ứng hay không?
Người đó có làm việc độc lập không?
Mục tiêu dài hạn và quyền lợi của nhân viên nhận công việc được giao là gì, và làm thế nào để sắp xếp các công việc phù hợp với các đề xuất?
Người đó có thời gian để nhận thêm công việc không?
Ủy thác nhiệm vụ này có gây xáo trộn về trách nhiệm và khối lượng công việc của họ?
Quy trình giao việc hiệu quả
Để có thể kiểm soát công việc giao đi hiệu quả, bạn nên thực hiện theo quy trình gồm 4 bước dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin bằng cách trả lời các câu hỏi:
Mục tiêu của công việc là gì?
Mục tiêu công việc có liên quan như thế nào đến mục tiêu chung của phòng ban?
Tại sao bạn lại giao công việc đó?
Công việc sẽ bắt đầu khi nào? Khi nào thì kết thúc?
Công việc sẽ được thực hiện đảm bảo những điều kiện gì?
Ai sẽ là người được giao nhiệm vụ? Tại sao bạn tin rằng họ sẽ thực hiện tốt công việc?
Nhân viên sẽ được lợi gì khi thực hiện công việc được gia?
Xem xét lượng công việc hiện tại của nhân viên có đảm bảo để nhận thêm nhiệm vụ mới không?
Xác định các kỹ năng cần đào tạo để họ hoàn thành tốt công việc.
Bước 2: Giao việc
Khi thông tin đã đầy đủ và rõ ràng thì bạn nên sắp xếp một cuộc gặp hoặc các buổi họp 1-1, họp nhóm để hai bên hiểu rõ và thống nhất với nhau về chi tiết công việc cần phải thực hiện. Những thông tin sau đây rất quan trọng và cần thiết khi giao việc.
Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức độ nào? Hiểu rõ về giới hạn quyền lực được giao sẽ giúp người nhận việc hiểu được khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải thông qua sự đồng ý của bạn.
Nhân viên có thể dùng những nguồn lực nào, sẽ báo cáo công việc như thế nào?
Xác định thời hạn thực hiện và thời gian đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Xác định những thời điểm định kỳ để đánh giá tiến trình thực hiện công việc
Ngoài ra, bạn nên khuyến khích nhân viên phản hồi hoặc thắc mắc trong quá trình làm việc. Về phía bạn, bạn có thể đặt những câu hỏi gợi mở để làm rõ nhiệm vụ, kỳ vọng, cũng như tìm hiểu những khó khăn, thử thách mà nhân viên gặp phải khi nhận nhiệm vụ. Ví dụ: Em gặp những thử thách nào khi thực hiện nhiệm vụ này? Anh/chị có thể hỗ trợ em như thế nào để em hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ này?
Bạn có thể thực hành các cuộc trò chuyện chẹck-in hàng tuần với nhân viên để kịp thời hỗ trợ và để nhân viên biết rằng bạn vẫn đang song hành cùng họ. Nếu bạn chưa biết cách check-in hiệu quả thì hãy đọc lại bản tin mà Coach Minh Hồng đã chia sẻ tuần trước tại đây nhé.
Bước 3: Theo dõi và kiểm soát công việc
Để đảm bảo chất lượng công việc được hoàn thành đúng tiến bộ thì bạn cần theo dõi, kiểm tra và đưa ra sự hỗ trợ kịp thời. Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện công việc mà bạn sẽ có những cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng. Bạn có thể dựa vào các phong cách giao việc mà Coach Minh Hồng đã chia sẻ ở phần trên để đưa ra những cách thức phù hợp.
Ngoài ra hãy cho nhân viên biết rằng bạn luôn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc và đưa ra sự trợ giúp bất cứ lúc nào trong quá trình triển khai.
Bước 4: Đánh giá kết quả
Để đảm bảo kết quả thực hiện công việc tốt, thời điểm đánh giá nên diễn ra trước thời hạn deadline một khoảng thời gian đủ để nhân viên có thể thực hiện những công việc phát sinh trong trường hợp có vấn đề xảy ra.
Khi đánh giá kết quả công việc bạn cần lưu ý là đánh giá công việc, hành vi thực hiện công việc dựa vào những tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất với nhau lúc giao việc. Phần quan trọng nhất là bạn phải cho nhân viên những phản hồi và nhận phản hồi từ nhân viên. Nếu họ làm tốt hãy động viên và khen thưởng để họ cảm thấy bản thân được ghi nhận và tiếp tục có những đóng góp tích cực trong tương lai. Còn nếu họ không hoàn thành tốt công việc thì bạn cũng không nên trách móc và đổ hết lỗi cho nhân viên vì điều này dễ khiến họ cảm thấy không công bằng và mất đi động lực làm việc. Là người lãnh đạo trực tiếp, bạn cũng cần chịu trách nhiệm cùng với nhân viên của mình và cùng nhau tìm ra hướng giải quyết.
Những điều cần tránh khi giao việc
Không quản lý vi mô: Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy bạn không tin tưởng họ.
Không từ chối những ý tưởng mới hoặc các cách thức làm việc mới: Khi đã giao việc/uỷ quyền cho người khác thì tức là bạn phải chấp nhận họ sẽ có những cách làm việc khác mình. Hãy chấp nhận và khuyến khích những suy nghĩ khác biệt và cho phép họ chủ động sáng tạo trong cách làm việc. Điều quan trọng là kết quả cuối cùng.
Không nhận lại công việc sau khi đã uỷ quyền: Không ít trường hợp lãnh đạo giao việc cho nhân viên và ngay trong giai đoạn đầu nhân viên đã gặp khó khăn và muốn từ bỏ. Nếu bạn tiếp nhận lại công việc lúc này thì tức là bạn đang ngầm đồng ý cho nhân viên có suy nghĩ “bỏ cuộc". Điều này sẽ tạo ra thói quen ỉ lại và làm mất đi sự sáng tạo, chủ động trong cách giải quyết công việc của nhân viên.
Cảm ơn bạn đã đọc đến những dòng cuối cùng này của bản tin. Hy vọng rằng những chia sẻ trên phần nào giúp bạn giảm bớt khó khăn khi phải giao việc cho một ai đó và xây dựng được quy trình giao việc đạt hiệu quả tối ưu.
Một bài tập nhỏ dành cho bạn ngày hôm nay
Lên danh sách những công việc cần làm trong tuần, phân chia công việc theo hai tính chất Mức độ khẩn cấp và Mức độ quan trọng. Sau khi đã phân chia được nhóm công việc, bạn hãy bắt đầu giao việc cho nhân viên dựa theo tính chất công việc mà Minh Hồng đã chia sẻ ở trên. Sau một tuần, hãy lên lịch hẹn gặp từng nhân viên đó để kiểm tra tiến độ công việc đến đâu và tự đánh giá về hiệu quả giao việc của bạn.