#04 Check-in - “Vũ khí quản trị” không thể bỏ qua của mọi nhà lãnh đạo
"Check-in giúp chúng ta nhìn nhận được những nhân viên đang làm tốt và không tốt, biết được công việc đang chậm trễ do nhân viên nào để từ đó có những giải pháp điều chỉnh phù hợp."
Một trong những vấn đề mà Minh Hồng được nghe phản ánh rất nhiều từ các nhà quản lý, lãnh đạo đó là nhân viên không chủ động, việc đến tay thì làm, thậm chí bản thân người quản lý còn phải làm việc hộ nhân viên hoặc phải nhảy vào để sửa cho nhân viên. Hay nhân viên không cam kết, nhận việc nhưng làm không đến nơi đến chốn,...
Vậy làm sao để bản thân người quản lý có thể kiểm soát và thúc đẩy nhân viên? Bài viết hôm nay, Minh Hồng sẽ giới thiệu đến bạn một “vũ khí" cực đắc lực để có thể làm được điều này - đó là Check-in.
1. Check-in là gì và lợi ích của check-in trong việc quản trị
Hoạt động check-in được nhắc đến đầu tiên bởi Andy Grove (cố chủ tịch & CEO của Intel). Hiện nay chưa có một khái niệm cụ thể cho check-in, tuy nhiên bạn có thể hiểu đó là:
Check-in là buổi gặp 1-1 giữa quản lý và nhân viên. Đây không phải là một buổi họp hay buổi kiểm tra nhân viên mà là buổi gặp gỡ thường xuyên để nhân viên tự nhìn nhận chính bản thân, đánh giá chính mình, kiểm tra tiến trình công việc. Trong buổi gặp này, nhà quản lý là người được mời tham gia trực tiếp với tư cách là người có kinh nghiệm hơn, nhiều kỹ năng hơn,... để đồng hành cùng nhân viên.
Bạn cần phân biệt buổi check-in với những buổi họp thông thường. Chúng ta hay có những buổi họp để đánh giá, đề xuất phương án,... và trong những buổi họp này thì người quản lý thường dễ để cảm xúc tiêu cực lấn át, chỉ trích khiến nhân viên sợ. Còn check-in thì hoàn toàn khác, nhân viên sẽ là người chủ động chia sẻ và người quản lý chỉ đóng vai trò lắng nghe, dẫn dắt, đặt câu hỏi và phản hồi dựa trên các quan sát thực tế.
Các buổi check-in diễn ra hàng tuần là công cụ quan trọng giúp người quản lý kết nối với các thành viên trong nhóm, sớm xác định các vấn đề tiềm ẩn và thích ứng với các thay đổi hoặc cập nhật tình hình liên tục. Một số lợi ích của check-in đó là:
Giúp nhân viên đặt mục tiêu và biết chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc của mình.
Giúp nhân viên có thể tự tin thực hiện công việc và nhận được phản hồi trong quá trình thực hiện.
Các nhà quản lý có thể cập nhật tình hình công việc và đưa ra những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Tạo dựng niềm tin và củng cố động lực cho nhân viên, từ đó gia tăng sự gắn kết.
Xây dựng văn hoá làm việc lành mạnh, linh hoạt và gia tăng tính cạnh tranh với các tổ chức khác.
2. Làm thế nào để thực hiện một buổi check-in hiệu quả?
“Trong buổi check-in, nhân viên và người quản lý sẽ nói gì với nhau?”. Đó hẳn là thắc mắc của bạn ngay lúc này. Nếu chỉ nói chuyện vu vơ thì thật mất thời gian và chẳng giải quyết được gì. Yên tâm là mọi thứ đều có công thức và đây là 5 gợi ý mà bạn có thể đưa ra để nhân viên chủ động chia sẻ:
Nhân viên chia sẻ về những việc mà bạn ấy đã làm tốt trong thời gian vừa qua (triển khai theo kế hoạch).
Nhân viên chia sẻ thẳng thắn, không giấu diếm những thất bại, những công việc nào đang bị chậm deadline hoặc có khả năng thất bại hay chậm trễ.
Nhân viên chia sẻ về lý do, nguyên nhân khiến bạn ấy chậm trễ, thất bại; những rủi ro mà bạn đang gặp phải từ phía bạn hay khách quan (như môi trường, đồng nghiệp, thậm chí là do sếp,...).
Nhân viên chủ động đưa ra giải pháp cho những trở ngại, nguyên nhân thất bại.
Nhân viên chia sẻ về sự tự tin của bạn đối với việc thực hiện mục tiêu hiện tại và trong tương lai. Bạn ấy có thể hoàn toàn tự tin, mất tự tin hoặc cảm thấy bình thường để đạt được mục tiêu.
Vậy vai trò của người quản lý ở đâu trong buổi gặp gỡ này? Như Minh Hồng đã chia sẻ ở trên, quản lý là người được mời để ngồi hỗ trợ nhân viên. Với mỗi câu hỏi, việc của bạn sẽ là:
Ở câu hỏi 1 (Đã làm được gì): Bạn không phản ứng gì hết mà chỉ lắng nghe. Đây cũng là kỹ năng cực kỳ quan trọng mà mỗi người quản lý cần có. Khi nhân viên tâm sự bạn ấy đã làm được gì thì người quản lý phải thật sự lắng nghe để xem xem bạn nhân viên đó có bỏ sót điều gì hay không hoặc có những điều gì bạn ấy đã làm tốt để ghi nhận và khen thưởng cuối buổi trò chuyện.
Ở câu hỏi 2 (Đang gặp thất bại nào): Bạn vẫn tiếp tục lắng nghe nhưng lúc này bạn cần phải thật sự tập trung để có thể thấu hiểu, hiểu một cách tận tình xem nhân viên của mình đang gặp vấn đề gì. Bạn có thể ngồi phân tích và đưa ra nhận định ở trong đầu. Một lưu ý mà Minh Hồng muốn nhắc nhở bạn đó là thường khi nghe nhân viên nói bị thất bại hoặc chậm trễ vấn đề xyz thì quản lý thường bị cảm xúc lấn át và quay ra phản ứng, trách móc nhân viên. Nếu bạn muốn buổi check-in diễn ra hiệu quả thì lúc này bạn phải giữ được sự bình tĩnh và tập trung thấu hiểu.
Ở câu hỏi 3 (Nguyên nhân là gì): Sau khi đã lắng nghe và thấu hiểu thì lúc này, bạn sẽ bắt đầu tham gia vào cuộc trò chuyện và thể hiện vai trò người đồng hành của mình bằng kỹ năng đặt câu hỏi. Khi nhân viên nói ra nguyên nhân, lý do khiến công việc thất bại, chậm trễ thì hãy loại bỏ suy nghĩ họ đang đổ lỗi mà cố gắng dẫn dắt nhân viên để tìm ra lý do thật sự khiến bạn ấy gặp thất bại. Đến đoạn này, nhiều quản lý thường dễ xúc động và mắng nhân viên. Bạn phải thật sự kiềm chế và dẫn dắt họ để tìm ra được chính xác lý do gặp phải. Chúng ta là người đi trước, đã có kinh nghiệm và gặp thất bại tương tự nên chúng ta có góc nhìn rộng hơn và khách quan hơn để giúp họ tìm ra các trở ngại. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý dẫn dắt không phải là áp đặt bạn đang gặp khó khăn ở đâu, sai lầm ở đâu… mà hãy đặt câu hỏi gợi mở. Lãnh đạo giỏi không phải là người kết luận mà là người đặt ra câu hỏi để giúp người khác tự nhìn nhận ra vấn đề. Nếu chúng ta đưa ra kết luận ở đoạn này (ví dụ là do nguyên khác abc…) thì nhân viên sẽ ko dám phản đối. Ngoài ra nhân viên khá tin tưởng vào sếp nên khi sếp đưa ra kết luận về nguyên nhân và rủi ro thì họ sẽ không suy nghĩ nữa mà coi đấy là đương nhiên. Đây là điều cực kỳ nguy hiểm bởi khi chúng ta khiến nhân viên không suy nghĩ nữa thì tức là chúng ta đang tạo thói quen thụ động cho họ. Vậy nên lúc này bạn chỉ nên gợi mở bằng một số câu hỏi như: Em có chắc không? Anh/chị cảm giác đây không phải là nguyên nhân sau cùng, liệu có lý do khách quan/chủ quan nào khác không?....
Ở câu hỏi 4 (Giải pháp là gì): Sau bước dẫn dắt thì đến bước này bạn sẽ lắng nghe giải pháp từ nhân viên. Lúc này đây, chúng ta cần thể hiện một kỹ năng khác của người quản lý là đồng hành. Khi nhân viên thực hiện công việc và tiến tới các mục tiêu thì chúng ta hay can thiệp quá sâu hơn là mặc kệ nhân viên. Vai trò và trách nhiệm của người quản lý không chỉ là giao việc, giao quyền mà còn hỗ trợ nhân viên khi gặp khó khăn. Khi nhân viên đưa ra giải pháp, chúng ta phải đặt địa vị mình là người đồng hành chứ không phải người sai vặt hay chỉ đạo nhân viên. Ví dụ: Anh/chị thấy em đưa ra một số trở ngại, em có cần giúp đỡ nào không? Em có cần thêm nguồn lực không? Em có cần anh/chị kết nối em với phòng ban này không? Đó là cách chúng ta đồng hành cùng nhân viên để tìm ra các giải pháp vượt qua trở ngại. Đôi khi, nếu bạn thấy nhân viên tìm ra cách vượt qua trở ngại không đúng thì cũng đừng đưa cái chủ quan của mình hoặc đưa các cách thức để chỉ dẫn họ. Vì làm như vậy nhân viên sẽ không còn tự chủ động suy nghĩ nữa.
Ở câu hỏi 5 (Mức độ tự tin là gì): Đây là lúc nhân viên sẽ chia sẻ về mức độ tự tin của bạn với việc hoàn thành mục tiêu cho đến kỳ hạn. Ở câu hỏi này, người quản lý cần thể hiện kỹ năng tin tưởng. Chúng ta không thể thay đổi hiệu quả nếu cứ mãi nghi ngờ nhân viên. Khi nhân viên chia sẻ về việc bạn còn hoặc không còn tự tin với mục tiêu thì chúng ta cần phải tin vào lời bạn chia sẻ. Có thể điều bạn nói ra không có căn cứ nào xác thực nhưng nếu nhân viên nói không làm được thì chúng ta phải tiếp tục gợi mở lý do còn bạn ấy vẫn làm được thì chúng ta cũng nên chúc mừng, khích lệ.
3. Những lưu ý khi thực hiện buổi check-in
Check-in là một hoạt động cần phải diễn ra liên tục từ lúc bắt đầu mục tiêu đến lúc kết thúc mục tiêu. Các buổi check-in đó sẽ luôn diễn ra theo hình thức 1-1 và phải là mặt đối mặt. Nếu bạn chỉ để một mình nhân viên thực hiện thì đó không phải là check-in mà là buổi báo cáo hay một điều gì đó. Ngoài ra, nhân viên sẽ là người đóng vai trò chính chứ không phải là nơi quản lý đóng vai trò chính.
Một sai lầm phổ biến đó là các nhà quản lý dễ biến buổi check-in thành một buổi kiểm tra nhân viên. Điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy tâm lý và áp lực từ đó họ sẽ hình thành phản xạ “phải chiến đấu” thay vì tự nhìn nhận và thay đổi bản thân. Thậm chí đây cũng chính là lý do khiến nhân viên nói dối. Khi nhân viên không thành thật thì bạn sẽ không có cơ hội lắng nghe suy nghĩ và chẳng thu được thông tin gì cũng như không nắm được hiệu quả thật sự mà nhân viên đang làm.
Một số lưu ý để buổi check-in đạt hiệu quả:
Tạo ra môi trường tin tưởng và an toàn: Hãy cứ hình dung, nếu bạn là người được mời vào buổi check-in với sếp bạn thì một môi trường như thế nào sẽ giúp bạn cởi mở và dễ dàng chia sẻ với sếp. Nhân viên cũng vậy, họ cần không gia đủ an toàn và một người sếp biết lắng nghe.
Người quản lý phải thật sự hiện diện. Bạn có thể rời xa máy tính, điện thoại và thậm chí là cầm giấy bút ghi chép để nhớ lại lời nhân viên nói. Điều này sẽ giúp bạn tránh việc ngắt mạch nói của nhân viên dễ khiến các bạn quên.
Nhân viên nên check-in nháp trước buổi gặp chính đó bằng cách chuẩn bị câu trả lời để đỡ mất thời gian và đỡ bỡ ngỡ khi vào buổi chính.
Muốn check-in hiệu quả và thành công thì người quản lý phải thay đổi, kiên trì và tin tưởng.
Bạn cần chuẩn bị tinh thần rằng những buổi check-in đầu tiên thường sẽ rất mất thời gian do nhân viên chưa quen. Vậy nên hãy thật kiên nhẫn.
Cuối buổi check-in, bạn nên đưa ra phản hồi (feedback) và ghi nhận nhân viên. Việc đưa ra lời nhận xét, góp ý thẳng thắn về kết quả, cách thức, kế hoạch dự kiến trong tương lai mà nhân viên chia sẻ sẽ giúp họ biết mình làm chưa tốt hay đã tốt để còn phát huy và chỉnh sửa. Nếu bạn phát hiện nhân viên có những chiến thắng nho nhỏ thì hãy ghi nhận nhân viên ngay lập tức tại cuối buổi check-in. Đó có thể là một lời khen, một món quà nhỏ (ví dụ là buổi ăn trưa hoặc các hiện vật tuỳ thuộc). Điều này giúp nhân viên tiến bộ và có động lực hơn trong tuần tiếp theo.
Áp dụng check-in một cách liên tục và có tần suất cố định. Tốt nhất là nên 1 tuần/lần để bám sát và đỡ bị bỏ lỡ nhiều thông tin. Còn không ít nhất là 2 tuần/lần chứ không nên để quá lâu như 1 tháng/lần.
Một điều nữa mà bạn cũng cần chuẩn bị tinh thần trước đó là sau một thời gian check-in, có thể nhiều nhân viên sẽ xin nghỉ việc hoặc phản hồi tiêu cực. Nguyên nhân thường là vì họ cảm thấy không quen và không chủ động được trong công việc nên cảm thấy xấu hổ. Tuy nhiên đây cũng là một cách để chúng ta có thể đánh giá chất lượng nhân viên của mình.
Kết luận
Với kinh nghiệm của Minh Hồng, việc áp dụng check-in với nhân viên giúp mình nhìn nhận được những nhân viên đang làm tốt và không tốt, biết được công việc đang chậm trễ do nhân viên nào để từ đó có những giải pháp điều chỉnh kịp thời.
Check-in hiệu quả sẽ giúp nhân viên làm việc tốt hơn, trở nên cam kết hơn và nhiều động lực hơn. Về phía cấp trên, check-in giúp bạn hiểu nhân viên hơn, nhanh chóng phát hiện ra các rủi ro và hỗ trợ nhân viên kịp thời, tránh việc thất bại bất ngờ với các mục tiêu mà nhân viên nắm giữ. Vậy nên nếu bạn cũng đang gặp vấn đề trong việc quản lý nhân sự, nhìn nhận nhân sự của mình đang gặp khó khăn và làm việc chưa hiệu suất thì hãy thử áp dụng ngay check-in vào hành trình quản trị nhé.
Một bài tập nhỏ dành cho bạn ngày hôm nay
Tự đánh giá và chia nhỏ nhóm nhân viên thành những người bạn cảm thấy đang làm việc tốt và chưa tốt. Với nhóm nhân sự làm việc chưa tốt, hãy lên kế hoạch check-in trong vòng 1 tháng và review lại kết quả để đưa ra sự điều chỉnh phù hợp.
Bạn còn nhớ 5 kỹ năng chúng ta cần sử dụng trong buổi check-in với nhân viên mà Hồng kể trên chứ? Đó là: Kỹ năng lắng nghe, Kỹ năng thấu hiểu, Kỹ năng đặt câu hỏi, Kỹ năng đồng hành, Kỹ năng tin tưởng. Đây đều là bộ kỹ năng quan trọng mà mỗi nhà lãnh đạo xuất sắc cần có. Hồng đã thiết kế chương trình “Coaching Skill for Leaders” để giúp các nhà lãnh đạo trang bị tốt và hoàn thiện kỹ năng cần thiết này trên hành trình quản trị của mình. Mời bạn tham khảo link để xem thêm thông tin về chương trình.
Bài viết chất lượng quá ạ. Mỗi thứ 2 hàng tuần đều ngóng đợi bản tin để xem