#24 Tips để chuẩn bị cho buổi đánh giá cuối năm hiệu quả
Hoạt động đánh giá cuối năm không còn nhàm chán hay khó khăn nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ càng hơn.
Mùa đánh giá cuối năm đã đến. Nhiều quản lý trực tiếp và nhân viên có thể cảm thấy đây là một hoạt động căng thẳng và có nhiều khó khăn. Tuy nhiên, nếu được triển khai đúng thì buổi đánh giá sẽ là cơ hội vô cùng tốt để các quản lý có thể củng cố thành tích của nhân viên cũng như thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên bằng cách trò chuyện sâu về các khía cạnh như kết quả một năm vừa rồi, mục tiêu năm mới và những điều người quản lý có thể hỗ trợ để giúp nhân viên hướng tới sự phát triển tốt hơn.
Thông thường khi đánh giá, các nhà quản lý sẽ tập trung vào quy trình triển khai và đánh giá những điều đã xảy ra trong suốt một năm qua. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay đang có sự thay đổi, ngoài quy trình trên, các tổ chức còn áp dụng phản hồi liên tục và tập trung phát triển năng lực cho nhân viên để có kết quả tốt trong tương lai. Điều này không chỉ tập trung vào nâng cao năng lực tổ chức mà còn nâng cao hiệu suất và kết quả của nhân viên.
Dưới đây là các “tips” bạn có thể tham khảo để có một buổi check-in đánh giá và phản hồi thành tích nhân sự cuối năm hiệu quả hơn:
1. Trước buổi đánh giá
Yêu cầu nhân viên tự đánh giá: Trước buổi họp phản hồi đánh giá thành tích, hãy yêu cầu nhân viên của bạn tự đánh giá bản thân bằng cách liệt kê những dự án họ làm tốt trong năm vừa qua. Những mục tiêu chưa hoàn thành. Việc này sẽ giúp bạn và nhân viên hệ thống được các hạng mục trong một năm qua.
Dành thời gian cho nhân viên: Bạn hãy đảm bảo rằng mình đã sắp xếp thời gian và có thể toàn tâm toàn ý dành trọn vẹn 60 phút với mỗi nhân viên mà không bị điện thoại hay ai đó quấy rầy. Điều này không chỉ làm cho dòng trao đổi giữa bạn và nhân viên được liên tục, mà còn thể hiện cho nhân viên thấy bạn rất coi trọng hoạt động này.
Danh sách các câu hỏi bạn dự định sẽ hỏi nhân viên: Một số người có thể sẽ thấy không cần thiết vì bạn biết mình phải hỏi gì. Tuy nhiên theo kinh nghiệm từ Hồng thấy thì thực tế không như vậy. Chúng ta thường dễ có xu hướng chỉ bảo nhân viên làm thế này, làm thế kia thay vì đặt câu hỏi để khơi gợi họ đưa ra giải pháp. Chưa nói đến các buổi phản hồi thành tích cho các nhân viên có hiệu suất kém - lúc đó, bạn sẽ không còn nhớ sẽ hỏi nhân viên những gì mà sẽ tập trung vào tranh luận khi nhân viên phản đối những nhận xét, đánh giá của bạn về họ.
Thu thập đánh giá từ các bên liên quan: Mặc dù chúng ta là quản lý nhưng chắc chắn vẫn sẽ có những góc độ mà chúng ta chưa thể hiểu rõ về nhân sự của mình. Bởi vậy, bên cạnh việc bạn tự đánh giá nhân sự thì hãy yêu cầu thêm bảng đánh giá từ các bên liên quan và gửi cho nhân viên xem trước để mang tính khách quan hơn. Người nhân viên có thể sẽ mang cảm xúc lẫn lộn đan xen giữa tích cực và tiêu cực khi đọc được phản hồi của quản lý và đồng nghiệp của mình. Điều này là cần thiết để họ có thời gian một mình để suy nghĩ về các phản hồi đó. Sau khi cảm xúc đã lắng xuống, họ sẽ đủ bình tĩnh để nghĩ cách đưa ra phản biện mang tính xây dựng trong lúc trao đổi.
Thước đo đánh giá rõ ràng: Hãy chủ động chuẩn bị các thước đo đánh giá hiệu suất của nhân viên trong suốt cả năm và giúp họ hiểu được mức độ hiệu suất của họ sẽ phù hợp với kỳ vọng và mục tiêu của doanh nghiệp trong năm tới như thế nào. Những thước đo này sẽ là điểm đánh giá hiệu suất của nhân viên để họ cam kết với mục tiêu và sự phát triển của bản thân.
Sẵn sàng cho những cảm xúc khó chịu: Với tư cách là người quản lý, chúng ta cần cung cấp cho các thành viên những phản hồi mà họ cần để duy trì hoặc cải thiện hiệu suất của mình. Một số nhân viên có thể có những phản ứng khó chịu khi lắng nghe những phản hồi này và họ có thể phản ứng lại. Bản thân bạn cũng sẽ khó tránh khỏi cảm xúc khó chịu nhen nhóm bên trong. Để hạn chế tình trạng này, bạn có thể đặt ra một số câu hỏi như: “Nhân viên sẽ phản ứng thế nào với phản hồi của bạn?”, “Khi bạn biết cách họ phản ứng với phản hồi hoặc sự công nhận, bạn có thể đưa ra phản hồi tạo động lực cho họ như thế nào?”.
2. Trong buổi đánh giá
Phản hồi chân thành và có tính xây dựng: Chắc hẳn bạn sẽ không muốn khiến buổi đánh giá trở nên căng thẳng với những lời nhận xét đầy tiêu cực. Chúng ta đều muốn ghi nhận và đưa ra những phản hồi tích cực về thành tích của mỗi nhân viên. Nhưng công tâm mà nói, đưa ra những phản hồi thẳng thắn, chân thành mới là điều tốt nhất để giúp nhân viên cải thiện thành tích, hành vi nếu kết quả công việc chưa đạt yêu cầu.
Tuỳ vào mỗi cá nhân mà Hồng sẽ cân nhắc cách đưa phản hồi phù hợp. Ví dụ có những người thích đi thẳng vào vấn đề vậy mình sẽ nói thẳng. Có những nhân viên “mỏng manh" hơn thì Hồng sẽ áp dụng kỹ thuật “sandwich feedback : khen – cần cải thiện – khen” để khéo léo giúp họ nhìn nhận được kết quả của mình.
Các bước đánh giá:
Đánh giá kết quả trong quá khứ: Trong buổi đánh giá này, hãy xem lại kết quả đánh giá bạn đã triển khai trong năm vừa qua để có cái nhìn toàn cảnh về nhân viên trong suốt một năm làm việc. Những dự án họ làm tốt; các lần trễ deadline. Bạn cũng đừng quên tổng hợp phản hồi từ các đồng nghiệp làm cùng dự án với nhân viên trong năm vừa qua, các phòng ban liên quan cùng với bản tự đánh giá mà nhân viên đã gửi trước buổi họp để đưa ra những góc nhìn khách quan nhất.
Khi phản hồi đánh giá, bạn hãy đảm bảo cân bằng giữa phản hồi thành tích của nhân viên so với mục tiêu đã thiết lập (WHAT) và cách nhân viên tương tác, thái độ, hành vi trong công việc (HOW).
Kế hoạch phát triển cá nhân: Sau khi đã phản hồi đánh giá xong, bạn đừng quên lắng nghe mục tiêu, mong muốn về định hướng phát triển sự nghiệp của nhân viên và cùng họ đưa ra lộ trình phát triển, kế hoạch nâng cao năng lực, mở rộng trải nghiệm. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng để nâng cao sự gắn bó của nhân viên với tổ chức.
Thống nhất kế hoạch trước khi kết thúc buổi đánh giá: Có những trường hợp khá hài hước là sau khi ngồi gần tiếng đồng hồ với Sếp của mình, nhân viên bước ra khỏi phòng mà không biết sếp chưa hài lòng về mình điều gì; mình cần cải thiện điều gì. Để tránh tình huống này, trước khi kết thúc buổi đánh giá, bạn hãy chốt lại các nội dung đã trao đổi với nhân viên theo mô hình feedback Stop - Start - Continue:
Stop: Những công việc, hành vi hay cách làm nào đang không hiệu quả?
Start: Những hành vi, cách làm nào nên áp dụng để có kết quả tốt?
Continue: Những hành vi , cách làm nào đang hiệu quả và nên phát huy?
Ngoài ra, Mô hình OKR cũng được biết đến là một trong những phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả, được nhiều tổ chức áp dụng. Các nhà quản lý sử dụng phương pháp OKR để định lượng và tạo ra những kết quả then chốt (Key results) nhằm thực hiện hóa mục tiêu (Objectives) trong một thời gian nhất định. Bạn cũng có thể lựa chọn OKR để đánh giá nhân viên trong kỳ đánh giá phản hồi cuối năm.
Mô hình OKR bao gồm ba yếu tố chính: (1) Mục tiêu, (2) Kết quả chính và (3) Hành động. Yếu tố mục tiêu mô tả mục tiêu chính mà công ty hy vọng đạt được trong dài hạn, yếu tố kết quả là kết quả mong đợi. Kế hoạch thực thi bao gồm những công việc cần thực hiện để đạt được kết quả đã đề ra.
Mục tiêu: Tôi cần đến đâu?
Kết quả then chốt: Làm thế nào để biết tôi đang đi đúng hướng?
Hành động: Tôi sẽ làm gì để đến được đó?
*Lưu ý: Nên tách thông báo quyết định tăng lương, thưởng khỏi các buổi đánh giá, phản hồi thành tích vì điều này sẽ khiến cho không khí trở nên căng thẳng hơn và làm giảm đi tính hiệu quả của buổi đánh giá.
KẾT LUẬN
Đánh giá phản hồi tổng kết năm là một hoạt động quan trọng, không chỉ giúp nhân viên và chính bản thân bạn nhìn nhận lại kết quả trong một năm vừa qua mà còn giúp chúng ta chuẩn bị cho những kế hoạch tương lai để có thể đạt được những thành tựu tốt hơn. Hồng hy vọng rằng những chia sẻ ở trên phần nào giúp bạn có sự chuẩn bị kỹ càng hơn và không còn suy nghĩ đây là một hoạt động nhàm chán hay khó khăn nữa.